¿Que viene a tu mente cuando escuchas la palabra “junta”? ¿Qué sientes cuando eres convocado a una reunión de trabajo? ¿Sabes cómo llevar a cabo una reunión efectiva?

Si las palabras “junta” o “reunión” difícilmente te motivan o te alegran… no estás solo. Algunas encuestas han encontrado que los ejecutivos hoy en día pasan entre el 40 y el 50% de su tiempo en reuniones y que este porcentaje va al alza. En la opinión de grupos de ejecutivos; la mitad del tiempo que emplean en reuniones es inefectivo o poco productivo, y 25% del tiempo es empleado discutiendo temas irrelevantes. 

Las reuniones improductivas causan frustración y estrés entre los participantes, detienen el avance de otras actividades importantes, y cuestan grandes cantidades de recursos a empresas de todos giros y tamaños. Son un mal que acecha y consume infinidad de recursos valiosos de las organizaciones. ¿Podría esto ser de otro modo? La verdad es que, por lo general, nadie nos enseña como hacer que una reunión realmente productiva.

REUNIONES DE ALTO DESEMPEÑO

Quizá te habrá tocado ver un letrero colgado en alguna sala de reuniones de alguna empresa, en donde se detallan puntos a seguir para lograr una reunión efectiva. Por ejemplo, ¿Conoces el objetivo de la reunión? ¿Cuentas con una agenda para la reunión? ¿Conoces tu rol en la reunión? o: “Respeta las ideas y opiniones de todos los participantes”. Si bien este tipo de recordatorios visuales no garantizan el que así se haga, pueden ayudar si son parte de una cultura de reuniones efectivas. Por ejemplo, en la compañía Intel, cada nuevo empleado en cualquier parte del mundo, independientemente de su nivel, requiere tomar un curso obligatorio acerca de reuniones efectivas. De hecho, durante varios años este curso fue impartido por el mismo Andy Grove, afamado fundador de esta empresa, quien estaba convencido de que era esencial invertir su propio tiempo en enseñar los aspectos básicos de reuniones efectivas a todos y cada uno de los colaboradores de su empresa.

Son muy pocas las empresas que en verdad enseñan y promueven las reuniones efectivas.

En México contamos con algunos profesionales en el tema de reuniones efectivas. Para la realización de este artículo, conversé con Agustín Santamarina Noriega, experto en la facilitación de reuniones clave. En su opinión, la mayor parte de las reuniones que se tienen en México y en el mundo son por lo general muy ineficientes. Además  lo primero que hay que tener en mente es que no todas las reuniones tienen la misma importancia, unas son más relevantes que otras. Por ejemplo, una reunión para atender una problemática importante que pueda poner a la empresa o área en peligro, una para evaluar una asociación posible de la empresa que pueda impactar positivamente el futuro, otra para llevar a cabo la planeación estratégica, etc. Estas reuniones son llamadas reuniones clave, y requieren ser tratadas de forma diferente, dándoles la importancia adecuada en cuanto a preparación y planeación. Agustín se dedica exclusivamente a facilitar este tipo de reuniones clave, que por lo general toman de seis horas a dos o tres días, y que él lleva a cabo en una sala acondicionada con tecnología específica para dicho fin.

Comenta que necesita cuidar cada detalle en la planeación de la reunión para lograr que ésta sea ágil, ampliamente participativa, se toque cada tema con la suficiente profundidad y se aproveche la creatividad de los participantes. Todo esto en el menor tiempo posible. En las reuniones clave de alto desempeño se aplican conceptos de psicología ambiental en el acomodo, diseño, música de fondo y ambientación de la sala. 
Éstas son las principales barreras que más entorpecen las reuniones en general y obstaculizan el logro del objetivo.
 
No se planea la reunión: Esto cobra más importancia cuando se trata de reuniones clave, que requieren mayor análisis previo.

No se respeta el objetivo de la reunión: Muchas veces se desvía el diálogo en las reuniones y se discuten temas que no están directamente relacionados con el objetivo específico de la reunión; ya sea por falta de una buena facilitación o por un escaso conocimiento del objetivo de la misma. Además, en México es muy dado el actuar con falta de asertividad, y no decimos cuando la discusión se está desviando. 

No se llega a acuerdos o resultados específicos: Con frecuencia los puntos discutidos quedan vagos, como flotando en el aire y sin concretar. Es esencial captar los puntos clave y que se llegue a acuerdos.

No se tiene una participación equilibrada. Puede prevalecer el punto de vista de unas pocas personas y la mayoría de los participantes no contribuyen a enriquecer la reunión. Un facilitador experimentado necesita evitar que esto suceda, y buscará una participación más equilibrada.   

No se dice lo que en realidad se piensa. Como ya lo mencionamos, en México nos cuesta trabajo decir lo que pensamos; en las buenas reuniones las personas sacan a la luz sus comentarios y opiniones con respeto y claridad. Un elemento que puede apoyar este punto es contar con esquemas o tecnología que permitan a la gente expresarse sin el miedo a represalias, sobre todo mientras el equipo madura. Por otro lado, tener un facilitador interno o externo para la reunión ayuda mucho en este punto, cuando “el jefe” lleva la reunión la gente se inhibe y no fluye de la misma manera.   

Construir consensos

Las reuniones físicas son para construir consenso, para lograr un análisis detallado o para dialogar en torno a un objetivo común. Un gran error que cometen muchas empresas es reunir a sus ejecutivos solo para ver presentaciones de PowerPoint, cosa que se puede hacer sin necesidad de reunirse físicamente. Se recomienda contratar a un buen facilitador para llevar a cabo las reuniones clave que se tienen en la empresa: De otra forma, es muy fácil que la empresa gaste grandes cantidades en hoteles, salones, traslados… teniendo juntas que no cumplen con sus objetivos. ¿Algo de esto te suena familiar?

(REFERENCIA: Agustín Santamarina Noriega, Socio Director; CDS Estrategia: www.cdsestrategia.com)

Consejos para hacer juntas efectivas

1) Invierte el tiempo necesario para planear la reunión.

2) Evalúa si en verdad es necesario reunirse físicamente.  

3) Identifica quién debe asistir. Incluye exclusivamente a las personas que están directamente involucradas en el logro del objetivo de la reunión. Si hay alguien que deba enterarse de los resultados acordados, más no necesita contribuir a la misma o votar algún punto, solo envíale la minuta.  

4) Identifica claramente el objetivo a lograr en la reunión. Entre más claro sea éste, mayor será tu contribución al logro del mismo. Por ejemplo: Diseñar las estrategias de marketing para el 2006.    

5) Identifica tanto el resultado ideal, como el resultado mínimo aceptable para la reunión. Procura validar esto con alguna persona que conozca el tema en cuestión. 

6)  Define la agenda de puntos a cubrir en la reunión, que ayudarán a lograr su objetivo. Es recomendable que escribas la agenda junto con algunos de los participantes clave de la reunión. Esta debe incluir: el objetivo, los resultados deseados, el lugar, la fecha, la hora de inicio y de terminación de la reunión, las actividades que se necesitan hacer para lograr el resultado y el tiempo que requiere cada una de ellas. Evita tener demasiados tópicos a discutir, y da una apreciación realista al tiempo necesario para cubrir cada punto.

7) Incluye las acciones se necesitan para cada tópico. Por ejemplo, discusión, decisión, votación, lluvia de ideas-. Evita planear más de hora y media de reunión sin su respectivo descanso.

8) Identifica quién realizará cada papel básico: director -responsable de diseñar la reunión-, facilitador -coordina las participaciones, cuida que se cumplan los compromisos de la agenda y mantiene la discusión enfocada en el objetivo-, secretario -toma nota de los puntos discutidos y acuerdos alcanzados-, y los miembros participantes. 

9) Distribuye la agenda entre los participantes por lo menos dos días antes, así les ayudarás a que se preparen para contribuir en la reunión. Si necesitan leer o conocer algún material para prepararse, asegúrate de enviárselos con la debida anticipación. ¡Tener una buena agenda es esencial para tener una buena reunión!

10) ¡Sigue la agenda durante la reunión! Comienza a tiempo expresando claramente el objetivo y los resultados esperados; lee la agenda que todos ya deben conocer. Pregunta a los participantes si están de acuerdo con esto o si se requiere algún ajuste a la agenda para acoger nuevos acontecimientos.

11) Pide a los participantes que apaguen su teléfono celular al iniciar la reunión.     

12) Al final de la reunión, el director debe resumir las decisiones tomadas, los pasos de acción identificados y los puntos que pudieran haber quedado abiertos o sin conclusión. Todo esto debe incluirse en las notas de la reunión. 

13) Las notas de la reunión solo deben contener los aspectos más importantes discutidos y acordados. El secretario debe someterlas a la aprobación del líder antes de que sean enviadas al resto de los participantes. El secretario debe evitar poner sus opiniones en las notas de la reunión.

14) Las notas de la reunión deben enviarse a todos los participantes en las siguientes 48 horas, haciendo énfasis en los pasos a seguir y los responsables de cada acción.
         

¿Y SI NO LA DIRIGIMOS NOSOTROS?

Ahora bien; muchas veces somos invitados a reuniones más no los responsables de diseñarlas. En ese caso, hay que preguntar cuál es el objetivo de la reunión y cuáles son los resultados buscados. El que todos los participantes conozcan claramente el objetivo de la reunión es un gran apoyo para lograr el mismo.
La habilidad para diseñar y administrar tus reuniones adecuadamente es un elemento esencial para una exitosa carrera profesional.

Artículos publicados en la revista INVERSIONISTA; el diseño original del texto publicado ha sido modificado para incorporarlo al presente website, el contenido presentado aquí, es el mismo que el publicado.

Natalia Ortiz Mena L.N. se especializa en brindar coaching personal a ejecutivos y empresarios, ayudándoles a saltar barreras. Natalia dirige Coaching y Desarrollo SC; es coach certificado, psicóloga y maestra en Desarrollo Humano y Organizacional.
Contacto: nataliaom@coachingydesarrollo.com.mx